Goed voorbereid overstappen naar Exact Online

Dat hangt af van uw situatie:

• Accountantskantoren: € 40 per administratie als wij de conversie uitvoeren (vanaf 10 administraties) of € 35 per administratie bij do-it-yourself (vanaf 200 administraties). De opstartkosten zijn € 250 per template.
• Bedrijven en stichtingen: vanaf € 1.350 met volledige begeleiding. Een 2e conversie kost vanaf € 600.
• 48-uursservice zonder begeleiding: € 600 excl. btw, of € 800 excl. btw voor een Premium-omgeving.

Bekijk de prijzen op de pagina Accountants of Bedrijven.

Met de 48-uursservice staat uw administratie binnen 48 uur na het aanleveren van de gegevens in Exact Online. Bij een bulkconversie voor accountants zetten we ook grote aantallen in één keer over: voor UNP Accountants gingen meer dan 250 administraties over in één weekend. De precieze planning stemmen we in de intake met u af.

De 48-uursservice is bedoeld voor wie zelf ervaring heeft met Exact Online: wij zetten de financiële data over, zonder begeleiding, tot 800.000 transactieregels en 5.000 documenten.

Bij een conversie met begeleiding nemen we alles uit handen: inventarisatie, proefconversie, begeleiding tijdens de conversie, controle, inrichting en gebruikerstraining.

Ja. Met een proefconversie ziet u vooraf het resultaat en weet u precies waar u aan toe bent. Bij administraties met meer dan 800.000 regels doen we altijd eerst een proefconversie.

Uit uw huidige pakket hebben we een van deze dingen nodig:

• Back-upbestand(en)
• Auditfiles (per jaar)
• Inloggegevens met de administratienummers of -namen

Voor Exact Online hebben we inloggegevens nodig met alle rechten, en eventueel rechten tot de template.

Onder andere AccountView, AFAS, Axapta, Cash, Davilex, e-Boekhouden, Exact Globe, iMuis, King, Minox, Multivers, Navision, Reeleezee, SAP Business One, SnelStart, Twinfield en Yuki. Voor overige pakketten gebruiken we een auditfile (.XAF). Staat uw pakket er niet tussen? Neem contact op.

Nee, dat doen we niet.

Ja. Exact Compact heeft dezelfde opbouw als Exact Globe.

Ja, dat kan bij Multivers, AccountView en auditfiles. Voor andere pakketten raden we dit (nog) niet aan.

Dat is maatwerk en een flinke uitzoekklus, waardoor de kosten hoog oplopen. Die dienst bieden we daarom niet aan. Een betere en betaalbare oplossing: maak een extra administratie aan in Exact Online en laat ons daarin converteren.

Ja, alle boekingen worden meegenomen. Eindejaarsboekingen kunnen een uitzondering zijn.

Ja, we nemen zoveel mogelijk stamgegevens van debiteuren en crediteuren mee, zoals:

• Code (debiteuren- of crediteurennummer)
• Naam
• Adres(sen), postcode en plaats
• IBAN-nummer
• E-mailadres

De kwaliteit hangt altijd af van de bron. Gaat u werken met CRM of elektronisch factureren? Controleer de gegevens dan extra en laat u begeleiden door ons team.

Documenten uit Basecone nemen we standaard mee. Documenten uit andere bronnen zijn op aanvraag mogelijk, tegen een toeslag. Exact Online leest documenten tot 2,5 MB in. Beschadigde documenten, documenten zonder duidelijke koppeling aan een boeking en verkoopdocumenten die niet in het pakket staan, kunnen niet worden overgezet.

Wij doen de financiële conversie: alle financiële boekingen, stamgegevens van grootboek, artikelen, debiteuren en crediteuren, en waar mogelijk de bijbehorende documenten.

Niet mee gaan: prijslijsten, projecten, open orders (inkoop en verkoop), orderhistorie, inrichting van banken, factuurlay-out, incassomandaten, salarisadministratie, werknemers, gebruikersrechten, btw-aangifte, geschreven uren, bankkoppelingen en voorraden.

Sommige daarvan zijn bewust niet mogelijk: als we bijvoorbeeld alle geschreven uren zouden converteren, kan Exact Online die opnieuw gaan factureren. Gebruikt u Exact Online voor projecten, handel, productie of logistiek? Overleg dan altijd eerst met ons team.

Dit zijn hulprekeningen voor de conversie. Soms moeten we extra grootboekrekeningen aanmaken om aan de regels van Exact Online te voldoen; anders kunnen niet alle boekingen worden aangemaakt.

U herkent ze direct: ze eindigen op .1. Voor kas 1000 wordt dat bijvoorbeeld 1000.1. Zo kunnen we na de conversie meteen een aansluiting maken.

Ja. Voor accountantskantoren kunnen we dit zo inregelen dat ze meegaan; dat is zinvol vanaf 10 administraties. Bij minder administraties helpen onze specialisten u: we leggen het principe uit of nemen het volledig uit handen. Dit valt onder aanvullende consultancy.

Nee, niet in de financiële conversie. U kunt het hele jaar converteren en de salarisadministratie later in Exact Online oppakken. Wilt u van salarispakket wisselen? Kijk dan bij salarispakketten.

Met aanvullende consultancy kunnen we ook deze onderdelen meenemen: voorraden, prijslijsten, kortingen, artikelen en artikelgroepen, geschreven uren op projecten, werknemers, inkoop- en verkoopfacturen, deelbetalingen, btw-aangiftes, lay-outs, bankkoppeling, openstaande orders, offertes en inkoopbestellingen, en grootboekclassificaties / RGS.

Ja, dat kan.

We nemen de btw-codes op boekingsregels niet mee. Alle btw-boekingen zetten we op een aparte btw-conversierekening (eindigend op .1). Dat doen we omdat de instellingen van grootboekrekeningen in het verleden veranderd kunnen zijn, om afrondingsverschillen te voorkomen en omdat de automatische btw-aangifte niet te converteren is.

Ons advies: draai in uw oude pakket de btw-aangifte uit op de laatst mogelijke datum. Tel die bij de eerste aangifte in Exact Online handmatig op en doe die aangifte handmatig. De maanden daarna gaat het weer automatisch.

Ja, dat kan met onze eigen tools. Dit is een extra dienst; bij de 48-uursservice kost vernummering van het grootboekschema € 125.

Dat is technisch niet mogelijk. We kunnen de lay-outs wel voor u opnieuw maken als aanvullende dienst.

Ja. Denk aan lay-outs van offertes en facturen, of de inrichting van projecten, voorraden en abonnementen; aanvullende diensten zijn er vanaf € 145 per uur. Voor rapportages hebben we onze eigen add-ons, zoals Exact Rapportage / Toni, Exact Functie en Exact Analyse.

Ja, dat kan. Neem contact op met ons team.

Wij werken met een verwerkersovereenkomst, zodat de afspraken over uw gegevens vooraf goed zijn vastgelegd. U kunt de verwerkersovereenkomst hier downloaden.