conversie (software)

Wij hebben software waarmee u zelf de overstap kunt gaan regelen, de conversie vind plaats op basis van rechtstreekse koppeling tussen de 2 pakketten.

Pakketten waarmee wij een koppeling hebben zijn:

  • Account View
  • Afas offline/Online
  • Davilex offline
  • Exact Globe
  • Exact Financials alleen ms.sql.
  • Multivers (online en offline)
  • Navision
  • SnelStart
  • Twinfield
  • Sap Business One op aanvraag (kosten per administratie zijn 1.500 euro)
  • Op aanvraag  Coda, de grotere ERP pakketten

Naast de conversie nemen vanuit veel pakketten ook de gescande inkoop en verkoopdocumenten mee

Bijvoorbeeld:

  • Paperless
  • Basecone
  • Elvy
  • Globe alle documenten

Om de conversie uit te voeren hebben wij per pakket een Excel bestand beschikbaar waarmee uw data kan omzetten naar onze Azure database. Vanuit de Azure database wordt vervolgens een script gedraaid zodat uw data ingelezen wordt in Exact Online. Tevens kunnen wij ook de xml auditfiles converteren naar Exact online.

Auditfile conversies

Deze conversie worden door ons uitgevoerd en de conversie beperkt zich alleen tot financiële mutaties, stamgegevens grootboekrekeningen en stamgegevens relaties.

Voordat de auditfiles geconverteerd worden ontvangt u een excel bestand zodat u de data kunt controleren en eventueel aanvullen en eventueel ook andere data zoals de artikelen.

Verschil met de overstapservice van Exact Online:

  • Wij doen alle financiële jaren, Exact Online alleen huidig en vorig jaar.
  • Boekingen zijn niet verwerkt. U kunt de journaalposten gewoon nog aanpassen in huidige boekjaar.
  • Wij doen meer pakketten en zijn uitgebreider dan Exact Online.
  • Wij converteren ook gescande documenten.
  • Eventueel kunt u vooraf nog de conversie controleren in Excel.
  • U bepaald het moment van conversie.

Wie gingen u voor

  • DRV-accountants (voor klanten die overstappen).
  • Strijbosch-Thunnissen Arnhem van Exact Financials naar Exact Online.
  • Albert Heijn Pensioenfonds.
  • 216 accountants.
  • Goesten & Opdam accountants en adviseurs.
  • Van der Valk.
  • ARS Traffic & Transport Technology.
  • Voor diverse klanten van Advisie.
  • Boschland accountants en adviseurs.
  • Comfort Parcs Explotatie B.V.
  • Exceed Investments BV.
  • Ontdekkracht Accountants & Adviseurs B.V.
  • Havatec BV.
  • Golf FInancial Services BV.
  • Van der Laan Software BV.
  • Hotel Toren Exploitatie BV.
  • Stichting de Nederlandse Fotovakschool.
  • En vele andere…

Wij hebben meer dan 3.000 administraties geconverteerd.

NEEM CONTACT MET ONS OP VOOR MEER INFORMATIE

maatwerk

Wij kunnen de import eventueel gelijk koppelen naar uw nieuwe standaard rekeningsschema of andere aanpassingen die gelijk wilt gaan doorvoeren in uw nieuwe Exact Online omgeving.

Voordelen/besparingen:
  • Bij een eenvoudige administratie kunt u direct verder werken.
  • Tijdwinst vanwege de vele meegenomen stamgegevens.
  • Geen dubbele licentiekosten van 2 boekhoudpakketten.
  • Behoud van documenten.
  • Historische cijfers van alle jaren.

Prijs per conversie voor accountancy: 
Voor accountancy gelden aparte prijzen van meer dan 10 administraties. Deze zijn op aanvraag.

Betaling:
Voor iedere conversie geld dat wij vooruitbetaald gaan worden.

Excel Controller:
Wilt u na de conversie uw exact online administratie op een geweldige manier kunnen analyseren door middel van Excel Functies, lijsten, draaitabelen of power Bi. Kijk dan op www.exactonlinecontroller.nl

Geheimhouding/Data:
Als u de data of wachtwoorden aanlevert voor de conversie zullen deze, na de conversie door ons vernietigd worden. De data login zal alleen voor de conversie doeleinde gebruikt gaan worden. De app registratie in Exact Online dient u zelf na de conversie op stop te zetten.

Prijs per conversie voor ondernemers, naast de prijs per conversie rekeningen wij eenmalig 175 euro opstartkosten per klant daarnaast geld een prijs per administratie, ongeacht hoeveel boekjaren en het aantal regels:

Voor extra support rekenen wij 100 euro excl. per uur.

CONTACT

Overstap Software is een geregistreerde handelsnaam van Van Dam Solutions B.V. te Papendrecht.

De Excel Controller is het resultaat van de samenwerking tussen Van Dam Solutions B.V. en Æger IT Solutions te Sassenheim.

Voor meer informatie en eventuele vragen kunt u altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.

Contactgegevens

Van Dam Solutions B.V.
F. van Eedenstraat 2
3351 SM  PAPENDRECHT

Telefoonnummer: 087-87 58 788
E-mail: sales@excelcontroller.nl
BTW-nr: NL 8107.42.159.B.01

KVK: Handelsregister Rotterdam nr 24.31.44.22

REFERENTIES

AANPAK

Voordat u met de conversie begin stuur ons u een email hoeveel administraties u wilt gaan converteren en eventuele bijzondere heden. Daarnaast dienen wij toegang met alle rechten tot uw Exact online administratie te hebben.

  • AccountView
    Krijgt u een Excel bestand waarmee u de conversie kunt gaan opstarten en vooraf belangrijke instellingen in Exact Online kunt instellen, voor meer informatie zie hier de handleiding.
    Belangrijk:
    Bij Accountview dienen wel elkaar dezelfde stamgegevens gebruikt te zijn.
  • Afas offline
    Krijgt u een Excel bestand waarmee u de conversie kunt gaan opstarten en vooraf belangrijke instellingen in Exact Online kunt instellen, voor meer informatie zie hier de handleiding.
  • Afas online
    Voor Afas Online dienen wij de login gegevens van Afas te ontvangen hierna kunnen wij de Conversie gaan opstarten. Tijdens de conversie dienen alle rechten te nodig te hebben
  • Davilex offline
    Krijgt u een Excel bestand waarmee u de conversie kunt gaan opstarten en vooraf belangrijke instellingen in Exact Online kunt instellen, voor meer informatie zie hier de handleiding.
  • Exact Globe
    Krijgt u een Excel bestand waarmee u de conversie kunt gaan opstarten en vooraf belangrijke instellingen in Exact Online kunt instellen, voor meer informatie zie hier de handleiding.
  • Exact Financials, Coda, Sap Business One op aanvraag.
  • Multivers (online en offline)
    Krijgt u een Excel bestand waarmee u de conversie kunt gaan opstarten en vooraf belangrijke instellingen in Exact Online kunt instellen, voor meer informatie zie hier de handleiding.
    Belangrijk:
    Bij Accountview dienen wel elkaar dezelfde stamgegevens gebruikt te zijn.
  • Navision
    Krijgt u een Excel bestand waarmee u de conversie kunt gaan opstarten en vooraf belangrijke instellingen in Exact Online kunt instellen, voor meer informatie zie hier de handleiding.
  • SnelStart
    Krijgt u een Excel bestand waarmee u de conversie kunt gaan opstarten en vooraf belangrijke instellingen in Exact Online kunt instellen, voor meer informatie zie hier de handleiding.
  • Twinfield
    Krijgt u een Excel bestand waarmee u de conversie kunt gaan opstarten en vooraf belangrijke instellingen in Exact Online kunt instellen, voor meer informatie zie hier de handleiding.
  • Overige pakket opbasis van de XML auditfile deze XML bestanden die naar ons gemaild te worden of via wetransfer.

WIJ CONVERTEREN NIET

  • Uren in Exact Online zit hier een hele flow, er wel een begin saldo tabel die we kunnen vullen, maar is maatwerk.
  • Factuurhistorie
    De factuurhistorie wordt wel meegeconverteerd in de vorm van de bijlages als deze aanwezig in uw administraties en in het grootboek kunt bij een conversie van Exact Globe zien welke artikelen gefactureerd zijn.
  • Orderhistorie
    Als we alle orders converteren moeten deze ook geleverd gaan worden en gefactureerd. U krijgt dan dubbel tellingen
  • Pakbonnen (eventueel doormiddel van bijlages als deze in uw pakket aanwezig zijn).
  • Prijslijsten (als we deze converteren halen heel veel onnodige historie binnen en iedere pakket gaat anders om met prijsafspraken).
  • Openstaande orders, deze kan in de vorm van maatwerk en moet heel goed getest gaan worden.
  • Openstaande offertes, deze kan in de vorm van maatwerk en moet heel goed getest gaan worden.
  • Openstaande leveringen, deze kan in de vorm van maatwerk en moet heel goed getest gaan worden. 
  • Te facturen uren, deze kan in de vorm van maatwerk en moet heel goed getest gaan worden.
  • Voorraad, Exact Online heeft een mogelijk om deze handmatige te importeren.
  • Taken
  • Projecten (deze gaan mee maar dienen achteraf goed gecontroleerd en getest te gaan worden.
  • Layouts voor facturen, aanmaningen enzo worden niet meegeconverteerd.


Opmerking controleer en heb je complexe administratie doe altijd eerste een proef conversie en bespreek met ons wat u mist en wat u eventueel anders wilt hebben. Het kan zijn dat dit meerwerk wordt.

NA CONVERSIE

Met de conversie worden alle financiele boekingen geconverteerd via memoriaal dagboeken.

  • Dit doen we om later duidelijk onderscheid te hebben van de conversie data en uw nieuwe administratie die gevoerd is in Exact Online
  • De conversie doen we zonder BTW-Code omdat anders Exact Online opnieuw de BTW gaat uitrekenen hierdoor kunnen verschillen anders ontstaan.
  • In de dagboeken bank, verkopen en inkopen mogen we niet direct op een BTW rekening gaan boeken.
  • Welke krijgt iedere dagboek een eigen conversie dagboek en een eigen boeking per originele boeking.
  • Banken en kas worden geconverteerd met een aparte conversie grootboekrekening.
 

BTW
Als u automatische BTW aangiftes doet is het handig de conversie na uw aangifte te doen en in de oude administratie nog geen boekingen op te nemen voor de nieuwere BTW periodes. Met de conversie importeren we immers de boekingen zonder BTW-Codes en we kunnen niet BTW-aangiftes importeren.


Crediteuren betalingen
Helaas is niet mogelijk om crediteuren die openstaan die vanuit Exact online wilt gaan betalen, deze zo te importeren in Exact Online dat deze gelijk meegaan in een crediteuren betaling. Hiervoor zijn 2 oplossingen:

  1. Na de conversie in Exact online de betaalreferentie handmatig in te vullen bij de openstaande factuur.
  2. Zoveel mogelijk crediteuren betaling in uw oude pakket te doen.
 
Jaarverwerking

De eind jaar boekingen van uw boekhoudpakket worden niet meegenomen, de reden hiervoor zijn:

Wij willen alle periodes zo opzetten, zodat u zelf eventuele correcties kunt aanbrengen. – Vervolgens moet u, op de manier van Exact Online, gaan afsluiten, zodat de informatie in de rapportages van Exact Online aansluiten met de manier zoals Exact Online zelf gewend is.

De jaarafsluiting binnen Exact Online is vrij eenvoudig en snel te realiseren, zie voor meer informatie de helpbestanden van Exact Online