Overstappen naar Exact Online, met behoud van al uw data

Meer dan 5.000 administraties gingen u voor:

Meer dan 5.000 conversies zijn uw voor gegaaan, waarvan sommige administraties meer dan 7.000.000 boekingsregels bevatten. 

De voordelen/besparingen van onze conversies zijn:

  • Lage kosten.
  • U kunt bijna direct verder werken.
  • Geen dubbele licentiekosten van 2 boekhoudpakketten.
  • Behoud van documenten.
  • Historische cijfers van alle jaren.
  • Eigen connectors gebouwd.
  • Snelle conversie.

de Voordelen van een goede conversie

Voor elke conversies geldt:

  • Mogelijkheid zelf de conversie uit te voeren of met ondersteuning van onze partner;
  • Alle boekjaren worden geconventeerd en alle boekingen zijn onverwerkt;
  • Oplossing voor alles de begin balans niet aansluit met de eindbalans;
  • Conversie vindt plaats op detail niveau, iedere boeking wordt 1 op 1 overgezet, wij gebruiken wel per dagboek een conversie dagboek. Dus Inkoop = Conv_Inkoop, ABN = Conv_ABN enzovoorts;
  • Extra controle op relatienummers, projecten, periode, kostenplaatsen en kostendragers;
  • Omnummering van grootboekrekeningen mogelijk;
  • Standaard je administratie settings, grootboekrekening, mva inrichtingen zijn mee te nemen.

Onze voordelen zijn :

  • Eigen connectors geschreven voor: Axapta, AccountView, Davilex oflline, Exact Financials, Multivers, Sap Business One, Globe, Imuis, SnelStart, Twinfield, Navision , King (data digger is nodig).
  • Voordelen van onze connectors: goede kwaliteit, naast de boekingregels, stamgegevens debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen. Hebben wij ook de mogelijkheid Materiele vaste activa, artikelen, aflettering grootboekrekeningen, documenten (pdf’s). 
  • Voor de overige pakketten kunnen wij converteren met behulp van het XML auditfile 2.0 of 3.X
    Deze oplossingen gebruiken wij onder andere voor Afas, King, Yukki en Minox.
 

NEEM CONTACT MET ONS OP VOOR MEER INFORMATIE

Welke data wordt geconverteerd en welke niet

Toelichting bij de tabel:

Auditfile
Auditfile de kwaliteit is afhankelijk van uw huidige software leverancier.  Kostenplaatsen en stamgegevens naw komt uit ieder pakket anders over.
Het kan zijn dat veel data (stamgegevens) achteraf nog aangevuld moet gaan worden. 

Documenten
Veel pakket zoals Twinfield, king, accountview slaan zelf geen documenten op maar gebruiken partners hiervoor, zoals Elvy, DizzyData, Wefact, Basecom.
Wij kunnen uit deze pakketten de documenten halen en plaatsen in Exact online. Maar Exact online kent beperkingen met het inlezen van documenten, bijvoorbeeld documenten grotere dan 10 mb kunnen niet opgeslagen worden in Exact Online. Daarnaast kunnen documenten beschadigd zijn of geen duidelijk link hebben tussen de boeking en het document en vaak worden verkoopdocumenten niet in het pakket opgeslagen, Deze kunnen wij dus niet exporteren en inlezen in Exact Online. 

De conversie software heeft de focus op de financiele administratie

Met de eigen connectors proberen wij documenten, mva, artikelen en veel meer te converteren.
Echter kan het zijn dat data uit de bron administratie compleet anders dan die van Exact online. Bijvoorbeeld bankrekeningen, mandaten, adressen, verdichtingen in het grootboek. In deze gevallen hebben wij excel sheet waarmee je de stamgegevens snel kan bijwerken.
Naast de bovenstaande oplossingen hebben we ook oplossingen voor de conversie vanuit Exact-Financials, Sap Business One, Navision, DBS en Axapta.

Maar soms past financiele data gewoon niet 1 op 1 in exact en dient hierna handmatige geimporteerd te worden. Om u hiermee te begeleiden maken wij gebruik van partners zoals Redefine-IT of DP consultancy.

Wat zetten wij nooit over:

  1. BTW-code op transactie niveau’s, BTW aangiftes
  2. Mandaten
  3. Salaris, Verlof administratie
  4. Factuurlayout of iedere andere vorm van layout
  5. Werknemers voor tijdschrijven
  6. Gebruikers, rechten
  7. Bankkoppelingen
  8. Voorraad, Prijslijsten, Open orders, verkoopmodules
  9. Taken
  10. Historische orders
  11. Uren 
  12. Aflettering verzamelbetalingen bij crediteuren en debiteuren, aflettering deelbetalingen.

Sommige van de bovenstaande punten kunnen geconverteerd, maar kunnen het beste opgepakt worden door 1 van onze partners.
Onze partners kunnen u heel goed adviseren en zorgen dat u niet in valkuilen of vast loopt in een conversie.

Belangrijk BTW

Wij doen met de conversie zonder BTW-code in de transactie.

De redenen hiervoor zijn:

  • Dat wij niet na de conversie kunnen aangeven dat deze in het vorige pakket al in een aangifte van de BTW is meegegaan. Dus je hebt er niks aan als wij hem meenemen. Het leid tot dubbele aangifte
  • Te veel kans op fouten of uitval dus levert alleen ellende op.
  • Exact doet het zelf wel in de conversie maar ze nemen maar 2 jaar mee en de boekingen kunnen niet meer aangepast worden. Wij gebruiken hun api en dan is het niet toegestaan.

Belangrijk bankrekening:

Omdat wij voor de conversie een memoriaal dagboek gebruiken, mogen wij niet op een grootboekrekening type bank boeken in boekingen. Daarom gebruiken wij conversie rekeningen dus als je je grootboekrekening 1000 – kas is, wordt deze tijdens de conversie 1000.1 – Kas.

Nadat de conversie is afgerond proberen wij deze over te boeken op de grootboekrekening 1000 kas in het kas dagboek.

Voorbeeld van een geconventeerde administratie

PRIJZEN

Wilt u meer informatie dan kunt het beste een email sturen naar sales@excelcontroller.nl
Als u daarin aangeeft van welk pakket en met hoeveel administraties u wilt gaan overstappen, zullen wij zo spoedig mogelijk contant met opnemen. 

Voor accountantskantoren/administratiekantoren (Client administratie):
  • Voor 1 administratie zijn de kosten 225,-- Euro
  • Voor 2 t/m 9 conversies zijn de kosten 125,-- Euro per conversie
  • Hierna is de prijs 35 Euro per conversie
  • Voor meer informatie kunt u ons bellen op 0611723099.
Prijs voor voor normale bedrijfsadministraties:
  • Conversies voor bedrijfsadministraties worden door DP consultancy of Redefine-IT uitgevoerd.
  • Wilt u de conversie echt zelf uit voeren zijn de kosten voor de eerste administratie 550,-- euro, voor de volgende 150,-- euro per administratie.
  • Bij meer dan 1.000.000 boekingsregels geld per 1.000.000 regel een opslag van 100 euro.
  • Voor Coda, DBS, Exact Financials, Sap Business One, Navision en Axapta geld een opslag.
Partners

Overstapsoftware werkt samen met 2 partners voor de implementatie van Exact Online. Overstapsoftware doet zelf alleen implementaties bij Administratie en Accountantskantoren en voor private equity fondsen.

Partner Redefine-IT Consultancy  
Redefine-IT Consultancy begeleidt ondernemers, van klein tot groot en in diverse sectoren, bij IT-zaken, van strategisch advies tot praktische hulp bij de implementatie van software. Dat doen we doortastend, snel en succesvol. Het team bestaat uit 10 personen en heeft gemiddeld 250 opdrachten per jaar. Onze consultants hebben ruime ervaring met (administratieve) bedrijfsprocessen en de implementatie van alle pakketten van Exact Online. Hierdoor kunnen wij uw bedrijfsprocessen snel doorgronden en u adviseren over een voor uw organisatie optimale inrichting van Exact Online en integratie (koppeling) met andere softwareprogramma’s of applicaties. Voor meer informatie kunt u mail sturen naar info@redefine-it.eu of bellen met het volgende nummer 088-4606859.

Partner DP consultancy  
DP consultancy gevestigd in Zeewolde, is een zelfstandige consultant met heel veel ervaring van Exact Online en andere pakketten.

Voor meer informatie en/of vragen kunt u mailen naar: david@dpconsultancy.nl of bezoek de website: www.dpconsultancy.nl of bellen op 06-15092994.

Redefine-IT pakket Brons
  • Ondersteuning tijdens conversie
  • Controle en aansluiting na conversie in Exact Online
  • Prijs vanaf 600 euro excl. BTW voor de eerste administratie bij meerdere op aanvraag
Redefine-IT pakket Zilver
  • Ondersteuning tijdens conversie
  • Controle en aansluiting na conversie in Exact Online
  • Opstarthulp bij het inrichten van Exact Online
  • Inrichten financiële- CRM- factuur- en overige instellingen Exact Online
  • Aanmaken van factuur lay-outs
  • Prijs vanaf 1.350 euro excl. BTW voor de eerste administratie bij meerdere op aanvraag
Redefine-IT pakket Goud
  • Ondersteuning tijdens conversie
  • Controle en aansluiting na conversie in Exact Online
  • Opstarthulp bij het inrichten van Exact Online
  • Inrichten financiële- CRM- factuur- en overige instellingen Exact Online
  • Aanmaken van factuur lay-outs
  • Training en uitleg met volledige werkprocesbergeleiding
  • Implementatie bij de Exact Online modules Projectmanagement, Handel en Productie
  • Prijs op aanvraag
DP consultancy Conversie Financieel (vanaf € 600,00 excl. BTW)
  • Backup/benodigde bestanden te converteren administratie opvragen
  • Controle tijdens conversie
  • Opstarthulp bij het inrichten van Exact Online
  • Controle stamgegevens
  • Administratie-instellingen doornemen
  • Gebruikersinstellingen
DP consultancy Conversie Financieel/Factuur (vanaf € 1.350,00 excl. BTW)
  • Backup/benodigde bestanden te converteren administratie opvragen
  • Controle tijdens conversie
  • Opstarthulp bij het inrichten van Exact Online
  • Controle stamgegevens
  • Administratie-instellingen doornemen
  • Gebruikersinstellingen
  • Lay-outs opzetten Factuur / Betalingsherinnering
DP consultancy Conversie Handel/Uren& Facturen/Projectmanagement (vanaf € 2.250,00 excl. BTW)
  • Backup/benodigde bestanden te converteren administratie opvragen
  • Controle tijdens conversie
  • Opstarthulp bij het inrichten van Exact Online
  • Controle stamgegevens
  • Administratie-instellingen doornemen
  • Gebruikersinstellingen
  • Lay-outs opzetten Offerte/Pakbon/Factuur/Betalingsherinnering enzovoort
Geheimhouding/Data:

Wij zullen uw data alleen gebruiken om deze te converteren naar Exact Online. Wij zullen data niet delen met andere partijen.
45 dagen na de conversie zullen wij de data verwijderen uit onze databases. Onze database is een Microsoft Cloud database. 

De app registratie in Exact Online dient u zelf na de conversie op stop te zetten.

Mocht er datalek zijn dan zullen wij deze melden bij Autoriteit Persoonsgegevens. 

Controle na de conversie

Tips voor en na de conversie:

  • Voor de conversie zoveel mogelijk crediteuren te betalen
  • Voor de conversie heeft u koppelingen met andere software bijvoorbeeld een facturatie pakket test altijd de koppeling en doe eerst een proefconversie.
  • Heeft u geen ervaring met Exact Online schakel 1 van onze partners in.
  • Na conversie aansluiting balans laatste boekjaar
  • Na conversie aansluiting resultatenrekening als de balans klopt kan je er vanuit gaan dat de rest klopt
  • Na conversie aflettering openstaande posten
  • Na conversie Inrichting BTW controleren
  • Na conversie Inrichting dagboeken 
  • Na conversie Periodes afsluiten en resultaat te verwerken

Vernummering / hercodering

Bij administraties kantoren streven erna om een uniform rekeningsschema te hebben, om zo effectiever te kunnen gaan werken.
Echter is vaak door de jaren heen meerdere rekeningsschema ontstaan. Wij hebben een programma ontwikkeld waarmee u eenvoudig uw rekeningsschema gelijk kan trekken. De kosten hiervoor zijn slechts 5 euro per administratie.

Voor meer informatie kunt ons mailen op m@excelcontroller.nl

 

CONTACT

Overstap Software is een geregistreerde handelsnaam van Van Dam Solutions B.V. te Papendrecht.

De Excel Controller is het resultaat van de samenwerking tussen Van Dam Solutions B.V. en Æger IT Solutions te Sassenheim.

Voor meer informatie en eventuele vragen kunt u altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.

Contactgegevens

Van Dam Solutions B.V.
F. van Eedenstraat 2
3351 SM  PAPENDRECHT

Telefoonnummer: 087-87 58 788
E-mail: sales@excelcontroller.nl
BTW-nr: NL 8107.42.159.B.01

KVK: Handelsregister Rotterdam nr 24.31.44.22

Contactformulier

Het is ook mogelijk contact met ons op te nemen via onderstaand contactformulier.