Van Auditfile naar Exact Online
Wij voeren een financiële conversie uit met behoud van uw data, waarbij het mogelijk is om de kostenplaatsen, kostendragers en het grootboekschema te vernummeren. Dit is een volledig geautomatiseerd proces. Wij voeren er meer dan 7.000 per jaar uit, uw conversie is in vertrouwde handen. Daarnaast bieden wij aanvullende consultancy aan voor verdere ondersteuning.
Voor de meest gangbare boekhoudpakketten hebben wij eigen connectors ontwikkeld om gegevens rechtstreeks naar Exact Online te converteren. Helaas is dit niet voor alle pakketten mogelijk, omdat sommige software geen koppelingen ondersteunt. Voor deze pakketten maken wij gebruik van een Auditfile 3.1 (of hoger) om de gegevens te converteren. Houd er rekening mee dat documenten en bijlagen niet worden meegenomen tijdens een conversie via een Auditfile. Echter zijn Auditfiles bij heel veel boekhoudpakketen, niet goed gebouwd, zie hieronder onze opmerkingen.
Pakketen die we gedaan hebben:
Voor de conversie van Auditfile naar Exact Online hebben wij de Auditfiles nodig, daarnaast een Exact Online gebruiker met alle rechten.
Voor meer informatie over de prijzen zie:
Uw rapportages blijven bestaan, in elke vorm die u nodig heeft
Na de overstap naar Exact Online hoeft u niet opnieuw te beginnen met rapporteren. Met Exact Analyse analyseert u direct in Excel op basis van Exact Online-data, dezelfde logica als de vertrouwde spilanalyse, zonder drempel en zonder consultant. U kiest uw dimensies, selecteert de periode en analyseert meteen.
Werkt u liever met Excel als controletool? Dan is Exact Functie uw vervanger van de Globe Excel Add-in. Saldofuncties, drill-down tot op de gescande factuur, mutatieoverzichten en één klik om alles bij te werken, ook beschikbaar voor Mac en Excel Online.
Wilt u visuele dashboards en meerjarige trends in één oogopslag? Dan combineren wij uw Exact Online-data met Power BI voor een volledig directiedashboard op maat.
Kortom: of u nu kiest voor Exact Analyse, Exact Functie of Power BI, uw rapportages blijven intact, uw historie blijft beschikbaar en uw team werkt vanaf dag één vertrouwd verder.
De valkuil van "we stappen over per 1 januari met een openingsbalans"
Het klinkt als de simpelste route. En het is de duurste.
Het plan: per 1 januari begint u in Exact Online. U voert de openingsbalans in en Globe zetten we uit.
De werkelijkheid: op 1 januari is uw boekhouding van vorig jaar helemaal niet klaar. Die is pas in maart klaar. Misschien in mei. En in de tussentijd:
- komen er inkoopfacturen binnen over vorig jaar — waar boekt u die? In Globe, want ze horen in het oude boekjaar. Uw openingsbalans klopt dus niet meer.
- doet uw accountant correcties op het oude jaar — afschrijvingen, voorzieningen, reclassificaties. Weer een aangepaste openingsbalans.
- blijkt er een fout in een oude periode — corrigeren in Globe betekent opnieuw de openingsbalans in Exact Online bijwerken.
- loopt de debiteurenbewaking door twee systemen — openstaande posten van vorig jaar staan in Globe, die van dit jaar in Exact Online.
Het resultaat: u werkt maandenlang in twee pakketten tegelijk. Twee inlogs. Twee waarheden. Een openingsbalans die drie, vier, vijf keer wordt herzien, elke keer handwerk, elke keer een risico. Uw rapportages moeten uit twee bronnen worden samengevoegd. Niemand weet zeker welk getal nu klopt. En uw team is niet bezig met de overstap: het is bezig met dubbel werk.
En als het oude jaar eindelijk definitief is? Dan zit uw historie nog steeds in Globe. De server blijft dus staan. De licentie loopt door. U bent nooit echt overgestapt, u heeft er alleen een pakket bij gekregen.
De alternatieve route: converteer alles, in één keer
Met een volledige conversie bestaat het probleem simpelweg niet.
- Geen openingsbalans om te bepalen — alle boekingen gaan mee, dus de balans rolt er vanzelf uit. Klopt Globe, dan klopt Exact Online.
- Geen tussenperiode in twee pakketten — u sluit het oude jaar af waar u wilt en converteert daarna; of u converteert nu en boekt de nakomers gewoon in Exact Online.
- Correcties van de accountant? Geen probleem — die boekt u in Exact Online, in het juiste boekjaar, zoals u altijd deed.
- Globe kan écht uit — geen server, geen licentie, geen “voor het geval dat”.
- Uw rapportages werken vanaf dag één — inclusief vergelijkende cijfers, want vorig jaar zit er gewoon in.
Eén moment van omschakelen in plaats van een half jaar met één been in elk pakket.
En de data dat regelt Overstapsoftware
Waarom u die data écht moet meenemen
Veel migraties beginnen met alleen een beginbalans. Dat is snel geregeld en het kost u jaren later alsnog geld en tijd.
- De bewaarplicht loopt gewoon door
De Nederlandse fiscale bewaarplicht is zeven jaar; voor gegevens rond onroerend goed geldt tien jaar. Die verplichting verdwijnt niet omdat u van pakket wisselt. Uw administratie moet in die periode controleerbaar en toegankelijk blijven, inclusief de onderliggende inkoop- en verkoopfacturen.
Zonder conversie betekent dat in de praktijk: een oude Globe-omgeving die u alleen nog aanhoudt om erin te kunnen kijken. Een server die moet blijven draaien. Een licentie die doorloopt. Een pakket dat op enig moment niet meer op moderne Windows-versies werkt. En een collega die nog weet hoe het ding werkt, tot hij vertrekt.
Mét conversie staat alles op één plek, in het systeem waarin u dagelijks werkt. Komt de Belastingdienst of uw accountant met een vraag over 2021? Dan zoekt u het op zoals u alles opzoekt, en klikt u door naar de gescande factuur.
- Geen historie, geen vergelijking
Een omzetrapportage zonder vorig jaar is een getal, geen analyse. Trends, seizoenspatronen, meerjarige budgetvergelijkingen, marge-ontwikkeling per klant of project: het bestaat allemaal alleen als de historie er is. Snijdt u die eruit, dan begint uw rapportage op dag één opnieuw bij nul, en duurt het jaren voordat uw cijfers weer iets betekenen.
- Uw data is de brandstof voor AI-analyse
Dit is het argument dat vijf jaar geleden nog niet bestond, en dat nu doorslaggevend is.
AI-modellen leren niet van een beginbalans. Ze leren van volume, van patronen, van jaren aan boekingen en documenten. Hoe meer historie u heeft, hoe waardevoller elke toepassing wordt:
- Prognose en forecasting — cashflow, omzet en kosten voorspellen op basis van uw eigen meerjarige patronen in plaats van een branchegemiddelde
- Afwijkingen en fraudesignalering — een boeking die niet past bij het patroon valt alleen op als het patroon bestaat
- Automatisch coderen — inkoopfacturen die zichzelf voorstellen op basis van hoe u ze de afgelopen jaren daadwerkelijk boekte
- Documentanalyse — met uw gescande inkoop- en verkoopfacturen erbij kan AI ook de inhoud van de stukken meenemen, niet alleen het bedrag in de kolom
- Klant- en margeanalyse — voorspellen welke klant afhaakt of welk project uit de hand loopt, gebaseerd op wat er eerder gebeurde
Data die u nu weggooit, kunt u later niet alsnog verzamelen. Wie in 2026 kiest voor “alleen de beginbalans”, sluit zichzelf uit van analyses die in 2028 vanzelfsprekend zijn. Uw administratie is geen archiefverplichting, het is uw meest onderscheidende dataset. Er is geen tweede bedrijf ter wereld dat dezelfde heeft.