Verwey-Jonker Instituut: van eigen systeem naar realtime projectrapportage in Exact Online
Een maatwerksysteem dat niet meer meegroeide met de onderzoeksorganisatie
Het Verwey-Jonker Instituut is een onafhankelijk kennisinstituut dat wetenschappelijk onderzoek uitvoert in opdracht van overheden, fondsen en maatschappelijke organisaties. Elk onderzoek is een project met eigen budgetten, subsidieregelingen en verantwoordingseisen.
De projectadministratie liep in een eigen maatwerksysteem dat in de loop der jaren moeilijk te onderhouden werd. Rapportages per project vergden handmatig werk, en de koppeling met de financiële administratie was niet direct.
Kernprobleem: Financiële verantwoording per onderzoeksproject — richting subsidieverstrekkers en opdrachtgevers — kostte onnodig veel tijd. Er was geen directe koppeling tussen projectregistratie en boekhouding.
- Volledige projecthistorie uit het eigen systeem meenemen
- Projectadministratie en financiële administratie integreren
- Rapportage per onderzoeksproject automatiseren
- Subsidie- en verantwoordingsrapportages direct uit het systeem
- Aansluiting op bestaande werkprocessen van onderzoekers
Migratie én projectinrichting in Exact Online — op maat voor onderzoeksorganisaties
Overstap Software migreerde de volledige projecthistorie vanuit het eigen systeem naar Exact Online en richtte de projectmodule in op de specifieke eisen van een onderzoeksinstituut: subsidieregelingen, projectbudgetten en verantwoordingsrapportages.
Na livegang loopt de rapportage per onderzoeksproject volledig automatisch — realtime inzicht in budget, besteding en restant per project, direct beschikbaar voor projectleiders en financieel beheer.
Analyse eigen systeem & datamapping
Inventarisatie van alle projectgegevens, budgetstructuren en historische boekingen in het maatwerksysteem.
Migratie projecthistorie
Alle projecten inclusief budgetten, boekingen en verantwoordingsdata overgezet naar Exact Online.
Projectrapportage inrichten
Projectmodule ingericht voor subsidie- en verantwoordingsrapportages. Direct bruikbaar na livegang.
- Volledige projecthistorie inclusief afgeronde onderzoeken
- Budgetten en bestedingen per project
- Journaalboekingen gekoppeld aan projecten
- Subsidie- en opdrachtgeversstructuur per project
- Verantwoordingsrapportages per financieringsbron
- Realtime budgetbewaking per onderzoeksproject
Projectleiders kunnen na livegang zelf hun projectstatus inzien in Exact Online. Geen financieel beheerder meer nodig voor een statusupdate.
Realtime inzicht in elk onderzoeksproject — zonder handmatig werk
Waar financiële verantwoording per project voorheen een handmatige exercitie was, loopt het nu automatisch. Projectleiders en management hebben altijd actueel inzicht — en subsidieverstrekkers krijgen hun rapportages direct uit het systeem.
Alle lopende en afgeronde onderzoeksprojecten beschikbaar in Exact Online, inclusief volledige historie.
Budget, besteding en restant per project direct inzichtelijk — zonder tussenkomst van financieel beheer.
Subsidie- en verantwoordingsrapportages komen direct uit Exact Online, zonder kopieerwerk.
Projectadministratie en financiële administratie in één omgeving — geen losse systemen meer.
Voorheen moesten we voor elke projectrapportage handmatig gegevens bij elkaar zoeken. Nu opent een projectleider Exact Online en ziet direct waar het project staat — budget, besteding, restant. Dat scheelt enorm veel tijd.— Financieel manager, Verwey-Jonker Instituut
Vergelijkbare trajecten
Eigen systeem te vervangen?
Ook als u nu werkt met een maatwerksysteem, denken we mee over de beste aanpak voor uw overstap.
Meld uw overstap aan Meer over projectmigratie