Wat te doen voor conversie
Voordat u een conversie gaat doen naar Exact Online is het handig dat u eerst alle boekingen controleert, het is makkelijk in oude pakket een BTW boeking te corrigeren dan in het nieuwe pakket.
Sla onderstaande controle documenten op en stuur deze gelijkt met de data naar ons toe (Graag in Excel):
- Balans/Winst en Verlies van dit jaar en vorig jaar
- Openstaand posten debiteuren (zonder peildatum)
- Openstaand posten Crediteuren (zonderpeil datum)
Draai de BTW aangifte uit in het oude pakket en bewaar deze voor jullie zelf.
Schakel eventueel scane applicatie/andere koppelingen uit.
Algemene opmerkingen: Wat gaat er meestal niet mee
Wat te doen na de conversie
Om een geconverteerde administratie om te zetten naar een werkbare administratie dient u de volgende stappen te doorlopen. Klik hierom de video te bekijken
1. Inloggen
Als wij een administratie geconverteerd hebben is deze niet altijd zichtbaar voor andere Exact Online gebruikers om dit op te lossen zie de bovenstaande handleiding.
2. Aansluiting maken W&V en balans
Controle stappen:
De conversie data in onze software wordt na 5 dagen verwijderd. Op- of aanmerkingen moeten binnen 5 dagen per mail worden gemeld met schermafbeeldingen, hierna wordt de data verwijderd en kunnen we niet meer helpen. De minimale controle stappen zijn:
1. Aansluiting balans laatste en huidige jaar
Enige afwijking mag in het grootboek “onverwerkt resultaat”
2. Aansluiting resultatenrekening huidige en laatste jaar
3. Steekproef aansluiting openstaande posten
Controleer de openstaande posten lijst debiteuren en crediteuren, bij de volgende situaties zult altijd handige extra moeten afletteren of toewijzen:
a. Deelbetaling
b. Herwaardering
c. Als in het bron pakket geen goede match is geweest tussen de factuur en betaling. Dit kan gebeuren als er mutaties geweest zijn waarvan geen 1 op 1 mutatie is geweest op grootboek niveau
De een steekproef op:
a. Bijlages inkoopdocumenten: controleer of deze aanwezig zijn en aan de juiste boeking zitten
b. Relaties: controleer op adresgegevens en banknummer.
4. Instellingen
Ga naar administratie linksboven en kies [Instellingen] hier kunt de instellingen onderhouden. Zolang u dit niet gedaan heeft kunt u niet verder gaan met boeken. De eerste gedeelte van de instellingen zijn de standaard rekeningen voor betalingsverschillen enzovoorts. De meeste kunnen allemaal op 1 rekening. Let wel op bij:
Nog te factureren omzet en te factureren kosten. Deze sturen uitgestelde omzet aan.
Vul de juiste dagboeken in:
Voordat wij de BTW kunnen gaan inrichten dient eerst de belastingcrediteur aangemaakt te worden, Meestal is dit relatie 1. Als deze nog niet bestaat maak deze aan.
Omdat de administratie geconverteerd is bevelen wij aan geen gebruik te maken van de standaard periode-datumcontrole. Dit is inverband met de geconventeerde administratie. Misschien had deze periode 13 voor correcties of een periode 0. Exact kent deze periode indelingen niet.
5. Grootboektypes controleren
Het is altijd handig of de grootboekrekeningen types te controleren. Deze zijn vooral heel belangrijk voor materiele vaste activa inrichting, Ga naar Financieel > Grootboekrekeningen > Overzicht en controleer hier je grootboekrekeningen instellingen.
6. BTW codes
Tijdens de conversie doen wij de oude BTW codes inlezen met @ ervoor. Deze boekingen zijn zonder BTW berekening het is puur een label.
BTW codes aanmaken voor Exact Online
Standaard Exact Online inriching
Exact Online heeft een standaard BTW inrichting, wij denken dat het beste is om deze altijd te volgen:
U kunt hier het BTWCodes downloaden in Excel en hier in XML zodat je ze kan importeren in Exact online VATs_1 (3), De grootboekrekeningen van de BTW hebben er een X voor gekregen zodat ze eenvoudig aan te passen zijn.
7. Dagboeken en bankkoppeling
Tijdens de conversie kunnen wij helaas niet automatisch het beginsaldo en eindsaldo van de bankdagboeken importeren. U kunt deze eenvoudig handmatig invullen bij de laatste bankmutatie door daar het beginsaldo en eindsaldo op te geven.
Exact heeft een paar hele goede handleiding om de banken te koppelen zie: Je bank aan Exact Online koppelen
8. Jaarverwerking
9. BTW aangifte
Dadelijk loopt u tegen u eerste BTW aangifte aan.
1. Natuurlijk eerst alle BTW boekingen in Exact Online controleren.
2. Hierna verwerkt alle BTW boekingen.
3. Ga naar Financieel > Belastingen > BTW aangifte en klik op nieuw.
4. Selecteer de juiste periodes.
U ziet dan de BTW aangifte die Exact in zijn systeem heeft staan. Exact ziet niet de geconverteerde boekingen omdat de BTW codes niet meekomen uit oude pakket.
Waarom wij dit niet doen is omdat onder andere te complex, is kans op fouten en dat je andere BTW inrichting krijgt die niet wenselijk is voor Exact.
Als je op de knop Bewerken drukt, kan je de BTW vanuit je oude pakket toevoegen aan de BTW saldos van Exact online.
En je kan ze hier vandaan gelijk inzenden. Denk wel aan de juist periode/datum.
10. Digitale brievenbus
De digitale brievenbus is een platform binnen iedere administratie in Exact Online waarmee gebruikers gegevens over de financiële administratie online kunnen versturen en ontvangen. Zie Exact Online Knowledge Base voor verdere instructie: Digitale brievenbus | Hoe werkt het?
11. Overige
Onze conversie is volledig financieel gericht. Wij verzorgen de overdracht van alle financiële mutaties naar de basisvaluta, inclusief de bijbehorende stamgegevens zoals grootboekrekeningen, dagboeken, debiteuren- en crediteureninformatie. Waar mogelijk vullen wij deze gegevens aan met de bijbehorende documenten (zoals inkoop- en verkoopfacturen).
Let op: het toevoegen van documenten is niet in elk softwarepakket mogelijk en dient altijd vooraf met ons te worden afgestemd. Ook zien er toeslagen mogelijk als het oude scan pakket anders is dan Basecone.
Niet-financiële gegevens worden niet meegenomen.
Gegevens zoals urenregistraties, verplichtingen, audit trails, gebruikersrechten, artikelen, CRM-gegevens, prijslijsten, salarisadministratie, orders, verkoopfacturen (facturatiemodule) en vergelijkbare informatie worden standaard niet geconverteerd.
Wanneer dergelijke gegevens echter cruciale informatie bevatten, is het in sommige gevallen mogelijk om deze alsnog over te nemen. Dit gebeurt uitsluitend in overleg en betreft altijd maatwerk.
12. Ondersteuning bij inrichting
Voor het inrichten van onderdelen zoals artikelen, prijslijsten, factuurlay-outs, projecten en materiële vaste activa kunt u uiteraard een consultant van ons inschakelen.
13. Template koppelen na conversie
Werkt u binnen Exact Online met een template dan kunt u die na conversie zelf koppelen aan de administratie.